Teori Organisasi Umum - Miss Communication

Miscommunication. Memang seringkali terjadi dalam kehidupan kita sehari-hari. Pentingnya bersikap tenang dalam menghadapi suatu permasalahan memang berperan penting dalam pengambilan langkah selanjutnya yang dianggap tepat. 

Miscommunication adalah tantangan terbesar di banyak tempat kerja. Untuk menghindarinya, cobalah beri kesempatan kepada otak untuk mengolah informasi dan memikirkannya sejenak, buatlah point-point yang ingin disampaikan sesingkat dan setepat mungkin. Dengan cara ini, pendengar akan mengerti dan mengingat pesan kita. 

Ada juga beberapa hal yang dapat membantu kita untuk menghindari miscommunication. Seperti misalnya :

Hindari “Pengertian Ganda” dan “Kesamaran”

Pengertian ganda bisa membuat orang bingung karena bisa saja hal tersebut menimbulkan lebih dari satu interpretasi dari apa yang kita katakan. Misalnya, ketika memberikan petunjuk, daripada bilang“Jangan melakukannya seperti ini atau itu”, berikanlah petunjuk lebih detail atas apa yang kita ingin seseorang lakukan. 

Kesamaran juga menjadi masalah karena hal tersebut biasanya membuat orang kekurangan informasi. Daripada mengatakan “Kita bertemu di kantor saya beberapa saat lagi”, buatlah lebih mudah dengan memberikan waktu yang spesifik.

Mengetahui Siapa, Dimana, dan Bagaimana

Memahami lingkungan dimana kita berkomunikasi dan dengan siapa kita berkomunikasi adalah salah satu factor penting. Budaya tempat kerja sangat bermacam-macam, ada yang lebih formal atau sangat direct, tapi ada juga yang memerlukan protocol dan diplomasi. 

Harus juga bisa dibedakan, dengan siapa dan kepada siapa kita berbicara. Misalnya antara atasan dan bawahan, atau kepada teman sejawat. In any case, it’s to everyone’s benefit if you take the time to word any criticism as constructively as possible.

Organisasi Informal

Organisasi informal muncul dari respons terhadap kebutuhan sosial sebagai kebutuhan untuk berhubungan dengan orang lain. Determinan penting yang memunculkan organisasi informal menurut Scott (1993) adalah lokasi, pekerjaan, kepentingan, dan isu-isu khusus (special issues). Scott (1993,
hlm. 143) kemudian melihat beberapa asumsi karakteristik organisasi informal yang penting dan apabila dipahami maka ia akan bermanfaat bagi penerapan manajemen antara lain:

1. Organisasi informal merupakan agen kontrol sosial, dan pada organisasi formal
biasanya aturan-aturan mengenai kontrol sosial tersebut tidak lengkap atau tidak
diatur.

2. Bentuk-bentuk keterhubungan antar manusia pada organisasi informal
memerlukan analisis yang berbeda dari hubungan manusia yang diplot atau
dirancang pada organisasi formal. Metodenya biasa disebut sebagai analisa
sosiometrik.

3. Organisasi informal memiliki sistem status dan komunikasi yang khusus, dan
tidak selalu berasal dari sistem formal.

4. Keberlangsungan hidup organisasi informal membutuhkan stabilitas hubungan
diantara orang-orang yang berada didalamnya, dengan demikian organisasi
informal selalu sulit untuk berubah (resists to change).

5. Kepemimpinan 
merupakan salah satu aspek penting bagi
organisasi informal. Diskusi terhadap aspek kepemimpinan
pada organisasi informal dipumpun pada bagaimana berlangsungnya
kepemimpinan informal, keistimewaan apa yang melekat padanya, dan bagaimana
pemimpin informal tersebut dapat menolong para manajer mencapai tujuan-tujuan
dalam organisasi formal.

Kepemimpinan

Setiap orang adalah pemimpin…terutama pempimpin bagi dirinya sendiri..
Pemimpin jika dialihbahasakan ke bahasa Inggris menjadi “LEADER”, yang mempunyai tugas untuk me-LEAD anggota disekitarnya. Bagi seorang kepala rumah tangga maka dia me-lead anggota rumah tangga mulai dari istri, anak, dan khadimah. Bagi seorang manajer maka dia me-lead rekan kerja dibawah gugus tugasnya. bagi seorang direktur/presiden direktur maka dia me-lead lembaga yg dia pimpin. 

Seorang pemimpin adalah orang yang melakukan tindakan. Dan, untuk itu ia harus menguasai seni membuat keputusan. Pemimpin yang efektif bekerja secara konstan untuk mempermudah pengambilan keputusan.

Ada beberapa pedoman yang mereka pegang dalam mengambil keputusan.

• Pertama, mereka menjernihkan masalahnya terlebih dahulu. Mereka mengupas masalah hingga menjadi sederhana.
• Kedua, mereka mengumpulkan fakta. Mereka tidak terburu-buru mengambil keputusan sebelum mengumpulkan cukup fakta.
  Pemimpin yang baik membuat keputusan dengan cepat, oleh karena itu mereka harus memiliki fakta sebanyak mungkin. Mereka tidak mengandalkan asumsi.
  Bila masalah telah jernih dan fakta terkumpulkan, maka keputusan akan datang dengan sendirinya.
• Ketiga, mereka menghindari situasi yang menekan. Mereka tidak suka mengambil keputusan yang singkat. Cepat bukan berarti singkat. Oleh karena itu sekali membuat keputusan mereka tidak mudah untuk mengubah-ubahnya.
• Keempat, mereka memperhitungkan resiko yang mungkin terjadi. Bagi mereka resiko bukan hanya sesuatu yang buruk, namun mungkin juga sesuatu yang baik. Oleh karena itu mereka memperhitungkan nilai sebuah resiko.
• Kelima, mereka mempertimbangkan bagaimana keputusan yang mereka buat bisa mempengaruhi semua orang yang terlibat. Itu berarti mereka harus mengusahakan pemikiran dari anggota tim mereka.
• Keenam, mereka memikirkan dampak dari keputusan mereka hingga lima tahun ke muka, atau bahkan sepuluh tahun ke depan.
• Terakhir, mereka mempertanyakan apakah keputusan mereka legal atau tidak, bermoral atau tidak, etis atau tidak. Apakah keputusan itu membuat hati menjadi damai atau tidak.

SoftSkill TOU - Tugas 5

 TUGAS5  Teori Organisasi Umum  

1. Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui
2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun / ditaruh dengan cara apa ?
3. Apa yang anda ketahui tentang RECORD RETENTION SCHEDULE
4. Apa yang anda ketahui dengan TABULATING


==========================JAWAB=============================
1. • Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.
• Sistem masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
• Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :
a. Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya.
b. Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.
Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topik ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topik atau nama yang lainya. system penyusunan papers menurut subyek Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad.
Penyusunan warkat terbagi menjadi 3 tahap, yaitu :
Tahap Awal
• Memilih, mengumpulkan dan menentukan topik.
• Memperdalam wawasan/intelektual berhubungan apa yang akan dikembangkan/diperluas.
Tahap Penulisan
• Dengan Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
• Sistem penomoran merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
• Dengan mengembangkan makalah untuk dijadikan makalah.
• Dengan Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan, yaitu kapan pembelian itu dikeluarkan.
• Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara sistem nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel atau surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.
• Dengan Filling sistem suatu rangkaian kerja akan teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan.
Tahap Revisi
• Pemeriksaan terhadap isi dan penggunaan kata, kalimat, ejaan, serta tanda baca.

2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun / ditaruh dengan cara apa ?

Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara system nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel ata surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.
dengan system tanggal yaitu kapan wesel, cek dan surat pembelian itu di keluarkan.
Bisa juga dengan sistem wilayah, dari dan dimana surat pembelian dikeluarkan.Atau



3. record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.
Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ).
Records terbagi menjadi 4 golongan, yaitu :
• Records yang tidak penting (non essential)
• Records yang tidak dimanfaatkan
• Records yang penting
• Records yang sangat penting.


4. Tabulating yaitu memasukkan data-data yang sudah dikelompokkan ke dalam tabel-tabel yang mudah dipahami. Tabulating juga mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.

SoftSkill TOU - Tugas 4

 TUGAS1  Teori Organisasi Umum  

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil
2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel
3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui
4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja

==========================JAWAB========================
1. Syarat komunikasi yang baik dan berhasil :
 Usahakan agar kita sendiri mencapai keterangan yang lengkap
 Usahakan agar terdapat adanya kepercayaan pada kedua belah pihak.
 Usahakan untuk mencapai dasar pengalaman yang sama.
 Gunakanlah kata-kata yang dikenal oleh masing-masing pihak.
 Usahakanlah agar perhatian fihak yang menerima intruksi tetap ada.
 Perhatikanlah hubungan-hubungan.
 Gunakanlah contoh-contoh dan alat-alat visual.
 Praktekanlah penangguhan reaksi.

2. <.> Adanya Sanksi yang tegas dan hukuman
Karena dengan adanya sanksi dan hukuman maka orang akan takut dan jera bila melakukan tindakan penyimpangan data apalagi menyangkut data pribadi.
<.> Diadakannya penyuluhan
Agar orang dapat mengetahui mana data yang efisien dan fleksibel yang tidak seharusnya menimbulkan penyimpangan data.

3. a. Tuliskan Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya.
b. Tentukan Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.
Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topik ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topik atau nama yang lainya. system penyusunan papers menurut subyek Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad.

4. *.* Prinsip Tata kerja : melakukan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil yang berguna untuk mencapai tingkat efisien yang maksimal. 
*.* Prinsip Sistem Kerja : merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
*.* Prinsip Prosedur Kerja : melaksanakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.